L'organisation d'un congrès professionnel

Directeurs de la communication : 4 conseils pratiques pour réussir vos séminaires d’entreprises

L’organisation d’un tel événement doit se faire de façon méthodique. Avant tout, il ne faut pas perdre de vue son objectif. C’est l’occasion de transmettre des messages importants aux salariés sur le devenir de l’entreprise mais aussi de partager des moments de convivialité pour renforcer la cohésion d’équipe et donc l’efficacité de l’entreprise.

1. La préparation prime à l’action

En amont du séminaire, commencer par :
- Créer votre comité de pilotage afin de répartir les tâches liées à la préparation du séminaire.
- Faire valider par l’ensemble du groupe les thèmes majeurs relatifs au développement stratégique interne ou externe de votre entreprise, à aborder au cours du séminaire (exemples de thèmes : remotivation de l’équipe, comment mener le changement ou introduction des nouvelles technologies…).
- Définir un cahier des charges qui permet d’organiser et de dénombrer les besoins de l’entreprise.
- Mettre en place le rétroplanning et le timing de toutes les actions à mener avant le séminaire.
- Prédéfinir les activités à mener pendant le séminaire.
- Répartir les responsabilités sur la mise en place et la tenue du séminaire par rapport à l’hébergement, aux transports, à la logistique, au lieu où se tiendra le séminaire, l’animation, le choix des partenaires.

2. Le choix d’un lieu adapté

Le choix est déterminant dans la réussite du séminaire car il doit répondre à tous vos critères (géographiques, qualités techniques des prestations, tarifs…). Dans l’idéal, choisir un lieu qui offre :
- Des espaces modulables pouvant s’adapter à l’accueil de petits ou grands groupes.
- Un équipement technique haut de gamme.
- Un service privilégiant un interlocuteur unique et une équipe dédié qui vous accompagne de la conception à la réalisation de votre événement.
- Un lieu original chargé d’histoire implanté en plein cœur de ville pour plus de convivialité.

Par exemple : Si vous faites un séminaire dans la ville de Rennes ou ses environs, privilégiez un beau bâtiment comme le centre des congrès de Rennes pour impressionner et donner envie à vos invités, plutôt qu’une petite salle fermée dans un bâtiment quelconque.

3. L’animation du séminaire

Privilégier l’intervention de journalistes spécialisés dans les thèmes choisis.
Choisir avec attention les traiteurs pour la dégustation de spécialités locales.
Sélectionner des partenaires locaux pour le temps de divertissement et de convivialité.

Par exemple: Si la thématique du salon porte sur l'immobilier dans la région département de la Haute-Savoie, inviter un acteur du développement local comme le constructeur de chalet à la montagne et de résidence secondaire qu'est MGM est un plus. 

4. Le retour d’expériences

Enfin, à la fin du séminaire, organiser un débriefing qui permet aux participants d’exprimer leurs ressentis, les enseignements collectifs et individuels de ce séminaire et de dresser un parallèle avec leur situation réelle de travail.